甄品速览丨甄云协议工作台——聚合式协议管理新模式

近期，甄云的单据工作台陆续推出了发货工作台、寻源项目工作台、模具管理工作台、结算管理工作台等系列模块后，得到了不少客户的支持与点赞，今天甄品速览给大家继续分享单据工作台的最后一个主要模块——协议工作台的介绍。

01  协议业务多样性，如何办理业务成难题

采购协议是供方与需方之间，就货物服务的采购数量、价格、质量要求、交货时间、地点和交货方式等事项，经过谈判协商一致同意而签订的“供需关系”的法律性文件，以便协议双方共同遵守和履行；同时也是经济合同，双方受合同法保护和承担责任，所以采购协议的全周期管理工作在整个采购流程中也有着不可或缺、承上启下的作用，不可避免存在以下痛点：

采购协议存在起草拟制、多部门审批确认、采供两方协同盖章、生效后变更归档等多个环节，如何快速有效定位当前协议的进度？

根据内部管理的不同要求，协议创建的数据源存在多种，例如询报价结果、已执行订单、手工创建、批量导入等，如何将多个入口进行集中归口处理？

拟制协议中如何更好的管理单据结构化字段以及协议主题文本？

涉及需要采供双方进行电子签章流程的协议，哪些是可以直接在协议工作台进行参与的？

02 整合协议业务功能，聚合打造协议工作台

1.协议工作台概览

协议工作台面向的是采购方，从采购协议拟制、审批、签署、生效、变更、归档、作废或终止等全生命周期管理，在协议工作台中可连接采购业务与法务，串联从寻源到协议、或是协议到订单，对协议履约执行的全过程进行跟踪，可实时查询协议的执行情况。支持线下纸质文件签署、或是E签宝、法大大等电子化签署多种签署方式，实现协议的电子签章线上无纸化办公，高效准确地完成协议签署确认工作。

2.聚合多种协议创建场景

从采购业务出发，协议的创建主要拆分成两大条线，一是手工新建协议单据，同时结合法务部门已配置好的协议类型、协议模板进行详细内容的补充；二是从上下游采购单据出发，引用询报价、招投标结果，或是引用采购订单进行协议的补录、补签。

协议工作台有效归集了多种场景创建的入口，简化页面按钮，在【引用单据创建】页面同时支持多维度单据进行创建，方便用户进行多种上游单据的查看与快速切换，减少多个按钮的触发，提高效率。

3.聚合协议全周期内管理操作

协议工作台根据每笔单据当前所处的不同状态、不同场景、不同环节，将可进行的所有操作聚合，集中展示在【操作】中：

待提交阶段的协议，支持编辑提交、复制；

处于电子签章阶段的协议，支持从列表页直接发起用章；

已生效的协议，支持结合采购业务的变化，进行协议内容的补充，协议归档的记录，或是协议的终止、作废；

 
针对多次发起内容变更的协议，支持查看所有历史版本，并进行单据字段的对比，能够清晰地分辨出具体的修改点，准确捕获采购业务的变化；

以上场景均可在协议工作台中进行查询操作，极大程度上改善用户的操作体验，减少了人为判断的工作量，提高了单据操作的准确性。

4.合理拆分文本模式、单据模式

协议工作台在功能菜单与列表页面主要采取的是聚合策略，针对单据详情页则是分为了两种不同的视角模式供不同的角色使用：

协议文本与协议单据主体分离：针对不同的使用者对协议的查看侧重点不同，比如协议的发起者，更注重单据的详细信息，而法务审核更加注重协议本身的文本内容，简化了页面结构，同时单独展示协议文本，版式也更加清晰，满足了不同人员的使用需求；

将基础信息、伙伴信息、标的物信息、阶段信息、条款信息、补充协议列表、附件信息模块化，采用了由总到分的一页式展示方式。

至此，单据工作台的系列介绍就结束了，通过单据工作台可以极大地提高相关人员的工作效率。但在企业运转中，往往大家都肩负着多职责的工作，那么对于拥有多职责的用户，如何更加便捷地在统一界面中一次性完成所有工作呢？后面会给大家继续发布工作台的另一个系列：岗位角色工作台 ，以“人员”视角进行工作的追踪，敬请期待！