甄品速览丨从自动化到智能化，采购下单如何蜕变升级？

导语

供应链的大部分活动，往往都是围绕一个个的采购订单展开。作为采购员的一项高频且重要的工作，下订单远不止录几个信息那么简单，一般需要查阅相关文件、综合考虑多重因素，耗费大量时间精力后，才能完成最终下单。为此，甄云采购数字化平台提供了从自动化到智能化的完整下单解决方案，帮助采购员从纷繁琐碎的下单工作中解放出来。下面，让我们一探究竟： 

01
手工下单，费体力更费脑力

1.步骤繁琐、任务繁重

传统模式下，采购员收到需求后，需要执行多项作业：①识别、勾稽需要下单的采购申请；②参阅合同，匹配合适的供应商、价格、下单数量等关键要素；③补充订单其他辅助信息，检查后提交 ④跟进审批、备询备查。如果是小批量、多频次管理的物料品类，采购员更是需要花费1/3以上的精力在数据准备与订单下达上。

2.订单关键要素难以精确匹配

涉及到多供应商供货时，该给哪家供应商下单、下多少量、执行什么价格，需要权衡多种因素（配额、价格、绩效等），凭印象凭感觉或者基于各种碎片化数据拍脑门，都无法做到事前管控和最优决策。

3.需求响应慢、跟单周期长

采购员难以值守式实时执行申请，更多是固定时间处理，一不小心容易下单超期。紧急申请过来，还需要放下手头工作处理订单事宜，打乱工作节奏。

02
自动转单引擎，
全面开启“快、准、轻”的下单新模式

1.三位一体，搭建全自动转单引擎

不同的采购需求或采购场景，下单的模式不尽相同。因此，想要实现自动化下单，就需要精准驱动下单的每一个环节。甄云自动转单引擎全面还原了下单的操作与决策过程，彻底打开申请转单的业务黑匣子，将场景识别、关键要素分配、订单生成等需要人工处理的关键节点，交由可识别、可量化、可配置的业务规则驱动，助力数十家企业实现订单自动化：

转单场景识别与策略匹配：作为订单的上游业务单据，采购申请中的任意一个字段信息都可以成为场景匹配的特性，例如，不同的物料分类、需求部门、采购组织..都可以有自己的自动化转单策略。

关键要素自动计算：每种转单场景可以定义相对应的要素推荐模型（申请行转单需要的供应商、价格、下单数量等关键信息）：将供应商绩效、配额、价格、产能、MOQ、MCQ等相关评判维度为模型运算指标，并结合场景需要设定不同的指标权重，通过数据中台对指标源业务数据进行提取、加工和计算，最终输出推荐结果。

转单自动化控制：每种转单场景可以设定相应的自动化规则，包括转单频率、拆合单规则、订单信息自动填写规则、自动提交规则等。 

2.赋能采购部门，开创三大收益

全面提效：从采购申请的识别、勾稽，到匹配合适的供应商、价格、下单数量，再到订单的检查、生成与提交，转单引擎实现了下单工作的全过程自动化，将采购员从低附加值的事务性下单工作中彻底解放出来。

精准下单：订单关键要素的匹配不再是依靠经验和直觉，而是将企业采购政策中“供应商绩效、配额、价格、产能”等考量因素固化为计算模型，通过多指标的精确计算与事前管控，确保订单要素匹配结果合理、合规，真正让供应商的使用变得清晰透明。

敏捷响应：从定期人工受理，到系统自动执行，从“被动式响应”转化为“主动式运营”，自动化转单引擎搭建了展示采购服务效能的窗口，在加快下单响应速度的同时，有效提升了需求部门满意度。

3.甄云转单引擎助力A企业实现下单提效90%

A企业是行业内排名前五的电器制造企业，年采购额数百亿。2021年通过SRM升级项目，实现了全工厂、全品类、全链路的采购线上化和电子化，并完成了价格中心与供方中心的全闭环建设。由于产品线多、产品复杂度相对较高，大量的零部件依赖外采，平均每天有数千条采购计划（申请）需要被执行下单。传统作业模式下，采购人员需要逐一匹配供应商价格，存在甄别效率低、错误率高等诸多问题，还经常被需求部门（工厂）投诉响应慢……

下单场景示例：

核心方案构建：

通过前期的业务梳理，将上述场景提炼出12种关键要素计算模型，并准确出对应的自动化规则，全面应用自动转单引擎。

项目收益：

03
应用智能化技术，探索更优方案

通过自动化转单引擎，企业可以在已有业务模式下，享受快速、准确、及时的下单体验。不过，自动转单放在今天仍然有完善的空间：传统的下单决策模型更多地依赖于业务规则和人工经验，而由于采购各环节、各目标要素之间存在明显的关联性、制约性与复杂性，传统人脑定义计算模型的方式，容易陷入仅可以考虑少数目标的“木桶效应”。

随着数据科学和人工智能技术的发展，借助智能决策技术，让全局采购目标优化、实现企业综合收益最大化成为了可能。甄云联合了国内领先的数据智能基础软件供应商——九章云极DataCanvas，综合运用专家经验、自动机器学习、实时决策等多重实时智能决策领域的前沿技术，全面打造一体化智能转单解决方案，可在自动转单的基础上，进一步实现智能决策：

通过综合约束条件、策略、偏好、不确定性等因素，在对要素条件、组合方式、配置效率发生改变等复杂条件下最优解，获取全局最优方案， 真正将企业采购过程中遵循的5适原则（适时、适质、适量、适价和适地）有效落地。

智能决策相较于传统人工经验，有着显著优势：

更优化：利用机器学习、运筹优化算法全局考虑问题，对多目标筛选全局所有方案，输出最优结果

更透明：基于数据和业务规则实时决策，过程标准化、可回溯，决策方法和结果可以积累传递

更敏捷：自动优化算法模型，对于不断变化的需求和环境因素可以快速评估、有效应对

写在后面

数字化与智能化建设是螺旋式上升的过程，当前，我国正处于由数字化向智能化发展的重要阶段，以自动转单为代表的数字化技术的应用，可以帮助企业快速提质增效、释放管理潜能；而借助智能决策手段，企业则可以进一步实现全局目标优化，在更长的发展时间中保持更有优势的竞争力。在数智化建设的道路上，甄云也将继续探索更优解决方案，持续赋能客户，用技术驱动管理、用数据创造价值！