疫情加速医药行业变革，数字化采购如何助力药企模式升级

从目前来看，支撑医药行业转型的主要路径之一即数字化。第三方研究机构艾瑞咨询的调研结果显示，60%的调研对象认为信息化水平对医药企业发展至关重要，如通过信息化、数字化建设来进行产业结构的优化与升级。

就未来发展方向而言，供应链管理势必将成为医药行业数字化的关键着力点；就行业现状而言，医药企业的供应链也亟需数字化赋能。供应链管理能力弱一直是医药行业的痛点，医药供应链的结构复杂性和流通成本费用远远高于其它行业供应链。因此，医药企业对供应链管理的专业化需求近几年不断在提升，但由于种种原因，上下游各节点企业的合作稳定度一直欠缺，难以形成高效稳定的管理模式。显然，供应链的数字化既是立足当下解决痛点，也是面向未来构建发展新动力。

甄云科技近几年服务了几十家医药企业，实践证明，采购数字化是整个供应链数字化的最佳切入口。医药行业可以分为药品企业、器械企业、医疗机构（如医院）、医药零售企业等四类，为聚焦重点，本文将以药品企业为例，详细阐述和分析医药行业的采购特点、痛点、解决方案和最佳实践案例，为正在进行和计划进行数字化转型的医药企业提供一些参考。

01
医药行业的采购特点

医药行业采购的主要品类包括原辅料、包装材料、MRO、设备机械等，其中原辅料及包材需求量大，品类多，采购规模大，且价格易波动。在采购物资质量方面，要求更是极其严格。同时，随着近几年国家政策鼓励创新药研发，医药行业的投入不断加大，但创新药从实验室走向市场，需要经历漫长的过程，中间需要不断调整采购需求和计划，构建新的供应商体系，为供应链采购管理带来更大的挑战性。

政策叠加疫情，正在加速医药行业的转型升级，如何重构包括供应商管理、寻源管理、采购协同、财务协同在内的整个供应链采购系统，是每一家医药企业必须面对的问题。

甄云科技根据多年的实战经验，总结了医药行业采购的三大特点：

1、对供应商严格的资质认证和管理

GMP（药品生产质量管理规范）和GSP（药品经营质量管理规范）认证，是医药行业最大的两道门槛。同时，CSV（计算机信息系统验证文件）也是医药行业必不可少的一部分。医药行业的GMP是药品生产和质量管理的基本准则，适用于药品制剂生产的全过程和原料药生产中影响成品质量的关键工序。这类似于苹果公司对供应商的要求，不仅是简单的产品层面，还对其生产、管理等经营的各个层面设置标准。因此，不仅在供应商准入时需要对方提供GMP相关资质，一旦建立合作，还需要实时掌握供应商相关资质的变动情况。GSP是医药企业对供应商另一大资质要求，同时，该管理规范还要求医药企业自身建立包括采购在内的可追溯系统和质量管理体系。

因此，对于医药企业而言，搭建规范化的供应商准入机制，为供应商建立完善的数字档案，并实现实时预警，构建全面精确的可追溯系统至关重要。

2、创新药研发需要长周期的采购管理

一款创新药的研发上市需经过相关的检验、批准、临床实验等，周期较长，所对应的采购项目管理也是长周期的。在整个过程中，需要不断开发新供应商，而每次开发新供应商，都需要经历寻源→提供资料，提供样品→收集相关资料/提交变更申请→质量审核（三证信息等）→样品检验→合格→小试→中试→供应商审计、备案→相关部门发起变更验证协调会→录入ERP→验证批→变更总结会→合格供应商名录→正式生产。传统模式下，一套流程下来，耗时费力，还容易出错。

因此，基于数字化建立起高效的采购管理体系，将助力医药企业在新品开发过程中最大程度降本增效。

3、原料采购受季节性和市场波动影响较大

医药行业中成药原料采购的质量指标众多且难以精确量化，叠加供应源分散、原料供应有明显的季节性、价格受国内外市场影响大等因素，需要企业对原材料的采购进行最合理的成分计算和最适当的采购时间处理。同时，企业需要根据采购品类，灵活设定采购模式和寻源方式，满足多部门、多类型采购需求，还要支持统谈统签、统谈分签、分谈分签多种采购模式。

因此，一方面，数字化之后所形成的丰富数据资产，可以进一步基于大数据、AI等新技术构建分析模型，为采购决策提供精确的数据支撑；另一方面，以数字化支撑多元的定价调价流程。

02 
医药行业采购痛点及解决方案

医药行业的采购痛点主要集中在供应商名录/可供货清单、样品检验/送货质检、预算管理、数据追溯难等四个方面。供应商名录/可供货清单方面，缺乏统一的供应商引入门户、供应商资质以线下管理为主、物料和生产厂家的维度区分不明确、GSP和GMP认证问题；样品检验/送货质检方面，在研发项目-样品研究-样品需求-送样申请-送样履约-样品接收-样品检测（临床）-反馈-整改等整个过程中缺乏一个高效的数字化系统支持，成本高效率低，还易出错；因此，需要有足够的备品备件保障，备品备件采购是医药行业非常重点的一点。预算管理方面的主要诉求在于成本控制；集团性采购方面，集团没有建立统一规范的主数据、集团和药业实体双线管理缺乏协同、非生物资采购方式单一等。

甄云科技在服务医药行业客户时，总结出了一套满足业务需求及可快捷复制的针对性解决方案。

问题1：供应商引入流程复杂，分级管理不够精细化

传统模式下，医药企业多依靠采购员个人经验和资源的方式，以繁多的各类表单为载体，经过层层审批，反复沟通调整，最终引入潜在供应商，并且总部与各分支机构之间各有一套体系，缺乏统一的标准。从而导致引入的供应商质量参差不齐，为后续的供应商管理留下难题。

方案1：搭建统一门户，选、用、育、留全过程闭环管理

甄云科技按照对供方选、用、育、留全过程闭环管理的原则，推动企业对供应商分类分级的细化管理。首先，在集团层面通过搭建统一的供应商门户，实现供应商准入信息的统一管理，以邀请注册、公开注册等方式对供应商进行集中引入，这种供应商主数据统一门户录入的方式，大幅减少信息碎片损耗。供应商在集团注册成功后，由各厂区（药业实体）对供应商所供物料进行准入，经过样品检验、小试、中试、供应商审计与备案等一系列流程后，供应商完成厂区的准入，获取参与后续协同业务的资格。基于规范化的条件设置，可将供应商分为注册供应商、潜在供应商和合格供应商，进行对应的管理，且可根据企业需要，进行实时调整。

一旦供需双方发生业务往来，包括申请、审批、下单、送货、质检、对账、结算等在内的整个流程，企业各部门之间及企业与供应商之间，都可以基于全程在线的数字化方式进行高效协同，而每一次采购的信息也将以数据的形式沉淀，使得后续的考核有据可依，从而实现采购的全过程透明管理。

问题2：资质难以实现动态式全面监测管理

医药行业为保证采购物料质量与安全，特别受GMP、GSP等规范要求；必须建立严格的供应商管理流程和档案。但在传统模式下，供应商的资质管理基本依靠人工线下管理，不仅效率低成本高，且无法实现资质变更信息的实时预警，为企业经营带来巨大的风险。根据国家政策管理要求，当供应商资质证照到期，需将供应商作记账冻结，严控其下游单据，包括订单、协议的继续流转。

方案2：建立资质管控平台，实现风险预警

甄云科技的数字化采购管理系统将为企业建立统一的资质管控平台，形成资质审核、资质分类要求、资质档案、资质提醒、资质权限管控的全周期闭环管理。比如当供应商资质到期后，线上可自动预警，通知企业，这种方式大大减少了线下文件整理筛选时间，节省50%以上时间。并且在资质到期后，系统将自动限制供应商交易，供应商状态变更为受限供应商，从而保障资质合规。

在资质管控的同时，甄云科技的解决方案中，还可以通过质量信息的技术发布、8D整改协同、索赔协同、绩效执行等策略的应用，提高供应商的来料质量水平。

问题3：供方数量多，缺少评价体系

医药企业的供应商数量庞大，但长期以来，整个评价体系以线下人工考核的方式进行，一方面成本高，效率低；另一方面，主观性较强，难以真正反映供应商的全面情况。随着医药企业对供应商质量的要求越来越高，亟需完善供应商考核制度及流程，比如希望能够实现考核结果自动排名，淘汰整改供应商，输出整改通知等。

方案3：完善考评体系，对供应商绩效进行精细化管理

甄云科技为企业建立统一的规范的供应商考核制度，在供应商基础信息的基础上，加入供应商供货能力、履约能力、产品质量等多维度的数据，分品类，可配置不同模板，以手动发起打分与系统自动评估相结合的方式对供应商进行综合评估。此外，支持月度/季度/年度多种灵活的供应商评估计划安排，供应商得分可实现自动排名，并输出考评表。从而将考核结果作为供应商分类分级依据。

问题4：采购数据追溯难，难以形成数据资产

传统的采购模式下，采购流程中存在大量的数字化断点，大部分环节通过人工操作，以纸质、邮件等方式协同，表格格式不够规范，因此难以形成全流程的数据留痕和固化，还容易出现错漏等情况。在GMP和GSP的严格要求下，企业需要建立一个全面精确的可追溯、可视化系统支撑其采购业务。

方案4：全流程全生命周期数字化升级，实现可追溯、可视化。

甄云科技的数字化采购系统能够助力医药企业实现供应商管理、寻源管理、合同管理、订单管理、送货管理、财务协同等全流程全生命周期的数字化升级，打通采购数字化断点，并与企业内部其它系统实现连接，打破“数据孤岛”，实现信息共享和数据的固化沉淀。一方面，适应监管要求，提升采购透明度，事后可全程追溯相关信息；另一方面，通过对数据的充分挖掘和分析，可以形成交易价格走势、送货及时率、降本达成率、绩效分析等多类可视化表格，为企业的经营决策提供精确的数据化支撑。

03 
甄云科技医药行业最佳实践

构建供应商精细化管理体系
代表企业：国内某医药行业龙头企业

该企业经过多年发展，已成为医药行业的龙头，尤其在创新方面，近几年多款新药成功获批上市，是国内知名的抗肿瘤药、手术用药等产品供应商。随着市场规模的不断扩大、新药研发投入的加大，该企业需要一个更加高效稳定的采购系统支撑，在降本增效的同时，进一步提升其市场竞争力。

与甄云科技的合作，双方基于建设统一的数字化采购平台，构建起全新的数字化采购管理体系，以数字化、智能化贯穿供应商管理、智慧寻源、采购协同、财务协同等采购全流程。尤其在供应商管理方面，形成了全生命周期的管理体系。供应商注册、管理员审批、重复性校验、资质（比如三证）信息、供货品类等全部实现线上协同，打造统一的供应商门户，形成了集团级的供应商资源池。旗下企业需要采购时，可通过资源池进行邀约、资质调查，进入其供应商生命周期管理中，包括注册、样品检验、试样、审计、分类、变更、考核、升降级等。尤其建立起资质风险预警机制和完善的绩效考核体系。

配置多种物料调价方式
代表企业：某中药行业10强企业

该企业专业从事现代中药研发、生产、销售，为全国医药百强、中药行业十强、香港主板市值最大的医药类上市公司之一。产品主要针对中老年用药、儿童用药、抗病毒用药三大高速增长市场。近几年，在国家政策和市场的双重助力下，中药企业获得高速发展，但同时，由于中药材市场价格变动也较大，使得该企业的采购也面临新的挑战。

该企业选择与甄云科技合作，完成供应商管理、采购需求管理、询报价、招投标、电子商城、合同管理、订单管理、送货协同、质量协同、财务协同、付款发起的采购全流程数字化管理。尤其在价格管理方面，实现了多种物料调价方式并行。该企业的药材及生产辅料需求量非常大，但价格受市场影响大，易波动，询价员需根据寻源获取的物料价格信息情况来走不同的定价流程。新系统上线后，可以根据不同情况进行不同的调价策略，比如价格波动较小的，由核价员直接确认寻源结果；价格波动较大的提交OA由领导审批寻源结果；战略价格的引用寻源结果与供应商签订协议。

强化采购协同，进一步降本增效
代表企业：某A+H股上市医药生产企业

该企业集医药研发、生产、销售为一体的综合医药集团公司，在原料药、化学药、中药、生物药、体外诊断试剂等领域不断取得突破，产品分布在消化、心脑血管、生殖内分泌、精神/神经等领域，组建了辐射全国的处方药营销网络，正在快速推进全球化销售平台建设。

与甄云科技合作以来，双方全面梳理了其采购体系，并基于企业业务特点，搭建了新的数字化采购体系。尤其在包括订单、送货等采购协同方面，该企业此前以邮件等方式通知供应商采购订单，供应商邮件回复确认，人工成本高；Excel人工整理，作业繁琐，供应商打印各自的送货单格式进行送货，无统一格式，单据凭证不规范，不利于整理及后续对账。由此导致采购效率低、成本高、周期长、协同性弱。新系统上线后，该企业在采购协同方面，订单可通过数字化采购管理平台在线发布给供应商，供应商可以在系统中确认订单并创建送货单；能够便捷查询订单的数量、金额、收货数量、开票数量等信息；供应商以统一格式送货单进行送货，规范统一。

【写在最后】

甄云科技在医药行业采购数字化升级方面，拥有丰富的实战经验，服务该类企业几十家，以上是甄云科技团队总结提炼的一些行业观点和案例，具有典型意义，希望对医药行业有所帮助。如果想了解更多行业解决方案，欢迎大家留言。