物管行业竞争加剧，数字化采购如何助力企业构筑壁垒？

导语

近两年，房地产市场发生深刻变化，原有模式面临挑战。作为突围方向，物业管理服务（以下简称“物管”）成为龙头房企的新“风口”，不少房企便纷纷加大对物管的布局力度。对于整个物管行业而言，龙头房企的入局和发力意味着新的变革来临，如果说竞争加剧是这种变革的表象，那背后则是服务范围、经营方式、管理水平等全方位的比拼。

在新型城镇化驱动下，市场对物管的需求不断扩大。因此可以看到，无论是独立的物管企业，还是房企的物管板块，在传统服务范围之外，均开始积极拓展养老保健、生活服务、社区零售、家装服务等新业务。毫无疑问，这类提供跨业态综合服务的模式将直接考验各家企业的管理水平，不仅要满足越来越多元的消费者需求，还要能够不断降本增效，持续强身健体，以获得竞争优势。

从物管行业的服务模式来看，影响乃至决定其服务质量的因素，除了专业的团队，还有另外一个更加关键的环节——供应链采购。无论是基础维护，还是多业态服务，能否及时高效的供应是第一位的。但在物管企业的整个管理中，供应链采购也是最复杂、成本占比较大的一环。因此，在新的行业格局下，谁能够率先构建起高效、稳定、敏捷的企业采购体系，谁将获得更多的竞争筹码。

作为国内领先的数字化采购服务商，甄云科技服务了几十家物管企业，实践证明，数字化采购是物管企业降本增效、提升竞争力的最佳切入口。而面向未来，物业领域采购还将会向更加数字化、智能化、协作化方向发展；企业之间将通过更紧密的合作来形成更加稳定和高效的供应链体系，构建全新的供应链生态圈，以达到更低的采购成本和更高的采购效率；供应商管理也将逐渐向智能化方向转变，采用人工智能技术对供应商进行分析和评估，并通过数据化手段为企业提供精准的供应商管理。

因此，本文将从物管行业的采购特点、痛点及解决方案、最佳实践案例等多个维度进行分析，为正在和将要进行数字化转型的物管企业提供一些参考。

01

物管行业的采购特点

物管作为一个提供多业态服务的行业，采购业务有其自身的特点，比如需求分散、品类庞杂、频次高、场景多、供应商众多等，仅采购物资品类就包括五金辅料、维保工具、IT设备、弱电设备、物防设施、劳保用品、办公用品、绿化用品、后勤吧台、市场服务、工程服务、保洁服务、安保服务、信息化服务等等。如果按照当前物管行业拓展的新业务范围，这个名单将不断拉长。

对此，甄云科技总结了物管行业采购的5大特点：

1.需求紧急，及时性要求高。

在物管行业，对物资的需求不仅多元，且难以预测，比如电梯故障、水管爆裂、设备停运等等，存在大量突发性需求，且需要快速处理，因此及时性要求高。在发生紧急采购时，就需要物管方及其背后的供应商做出快速反应，及时调货、配送。

2.品类庞杂，非标采购占比大。
从上述罗列的采购品类中不难看出，物管所需采购的物资类型覆盖实物类和服务类，且品类庞杂。其中，非标采购的占比较大，而这类采购往往呈现单次采购少、频次高、流程长、优质供应商难找等特点，因此，对物管企业的整体采购形成巨大挑战。

3.项目覆盖广，标准多样。
头部物管企业的项目很少集中在某一个固定区域，而是分散在全国各地，为发挥项目的灵活性，一般在采购方面充分“放权”，由此也就导致各个区域公司、项目公司都有一套从供应商管理、寻源到配送货、对账结算的采购标准和流程。

4.场景多元，内部无效沟通多。
物管一线人员的工作大部分较为琐碎，且场景多元，比如保洁、保安、维修等。因此，需求-采购对接频繁。但由于这部分员工文化水平不一，很多时候难以清晰描述需求，需要采购部门反复与需求人沟通确认需求。

5.人员流动大，培训成本高。
相比其它行业，物管行业的人员流动较大。如果企业没有行之有效的制度和工具规范流程，而严重依赖个人，就意味着每一次人员流动都需要进行一次培训，这也将成为物管企业的一大成本。

02

物管行业的采购痛点及解决方案

从行业目前来看，部分企业已经推进了采购业务的信息化，但整体而言，由于整个采购管理还存在大量的数字化断点，依然存在供应商管理难度大、履约效率低、综合成本高及过程不透明、标准不统一、协同性弱、采购周期长等痛点，比如供方管理、合同签订、对账开票等等，大部分还是通过线下人工的方式进行，耗时费力；内部之间与内外部之间的信息交互，多依赖邮件、微信、电话等各类工具，导致信息分散在多个平台，沟通成本极高。

对此，我们梳理了4大痛点，并针对性提出解决方案：

痛点1：种类杂，难以形成标准化、规模化。

由于各个项目所需的物资型号不同，甚至同一型号的物料编码也不同，这种定制化现象，在源头就难以对采购需求进行标准化，而物料标准的不同，进而直接导致整个采购难以实现规模化。

解决方案：搭建企业采购内部电商平台

通过搭建企业采购内部电商平台，可以整合第三方电商平台和自有供应商。一方面丰富物资采购品类，更重要的是可以通过梳理企业内部便于理解和查找的目录，建立其物料及商品的对应关系，从而形成标准化产品。同时，充分发挥集采优势，比如近距离的多个项目订单可以合并审批，更高效地与供应商协同，以规模效应降低采购的直接和间接成本。

痛点2：项目分散，区域和集团难以统一把控。

基于区域差异，各地项目的采购制度均有一定的差异性。但该模式下，一方面导致供应商的质量参差不齐；另一方面区域公司和集团难以进行统一管理，不仅容易造成资源浪费，且风险难以把控。

解决方案：建设一站式数字化采购管理平台，全过程透明管理

通过打造一站式的数字化采购管理平台，不仅可以实现供应商管理、需求管理、寻源、合同、订单执行、验收、对账、发票、付款等全流程全周期的数字化全链路闭环管理，并且通过权限分级，可以覆盖总部和所有分支机构。这一模式，在统一标准规范下，区域公司和集团既可以实现全过程的可视化监测和管理，也可以事后追溯。

基于该平台，一方面电子化、自动化和数字化表单可以大幅提升采购效率，降低流程成本，另一方面避免重复建设，并最大程度共享优质供应商资源。同时，业务的数字化将沉淀大量有效数据，通过智能化分析和可视化展现，为企业的采购业务乃至整个经营决策提供精准支撑。

痛点3：库存精细化管理难度大，导致资源浪费。

由于涉及品类庞杂，物管企业的库存管理也较为复杂，从物料编码到库存数量变化，依靠人工线下管理，都存在极大挑战，不仅低效，且极易造成资源浪费。

解决方案：引入库存管理工具，合理优化资源配置

对于企业而言，库存管理是降本增效的重中之重，尤其对于物管行业而言，庞杂的物资库存更需要精细化管理。甄云科技为企业提供的库存管理工具，可实现收货后入库数据自动上传，需用时刻线上进行领用出库，系统还可每月定时盘点数据，企业能够实时掌控不同商品的库存情况。

此外，由于各项目、区域公司可能存在大量的商品重复购买和库存，通过该工具，近距离项目也可以线上进行物资调拨，使得资源合理优化配置，避免资源浪费。

痛点4：需求确认难，耗时费力。

物管企业的需求多元，且存在需求确认难的问题，造成采购部门和需用部门大量无效沟通，内耗严重。

解决方案：提升用户体验，转变采购职能

通过引入一站式的企业采购内部电子商城，打通选买、审批、预算、订单、配送、收货、结算等全流程的数字化断点，并通过简化整个流程，一方面，实现采购权下放，需求部门可自主选买，且实时查询进度，减少无效沟通；另一方面，采购部门转变采购职能，从琐碎的执行工作中解放，从而将重心转向管理，比如负责供应商管理、寻源、确定价格等。

与此同时，还可引入移动端，突破时空限制，需用部门随时下单，主管部门随地审批，大大提升整个采购体验。而通过系统和工具，简化和固化流程之后，不仅可以提升体验，也可以大大降低人员流动频繁带来的培训成本。

03

最佳实践案例

一站式+移动端，打造“需求即采买”的采购体验

代表企业：某知名大型集团旗下物管集团

该企业隶属于某世界500强企业，作为集团物管业务旗舰平台，其深耕都市圈和城市群，围绕物业管理服务、生活服务、商业运营服务和非业主增值服务，提供民生服务综合解决方案。

去年，该企业携手甄云科技打造了一站式的企业采购电商平台和接入移动端，并率先在其旗下二十多家公司上线。基于此平台，该企业整合了第三方电商平台和自有供应商，在丰富物资品类的同时，也实现了物料的进一步标准化。

新的模式下，该企业充分发挥集采优势，以规模效应大幅降低了采购的综合成本。更重要的是，从选买、审核、预算校验，到转订单、履约，再到结算的一站式电商化的采购模式，大大提升了用户的采购体验。

结合移动端，该企业实现了无线化，通过无线工具，让用户可利用差旅时间、碎片时间，随时采购；实现社交协同化，利用即时通讯工具，实现采购部门与用户、供应商的社交化协同；实现即需即买，面向用户的需求，快速响应，需求即是采购，大幅缩短交易周期。而整个采购也实现了全过程追踪，实时查阅采购进度。

统一平台，统一标准，规范全国项目采购体系

代表企业：某机构物业龙头

该企业致力于为医院、学校、政府机关等高端客户提供一体化的后勤服务，旗下项目超过500个，近百家分公司遍布全国。由于服务对象的特殊性以及类型的多样，该企业在对供应链采购提出高要求的同时，也面临着采购管理复杂度高的难题，如何兼顾标准的统一性和服务的灵活性成为该企业一直关注的问题。

自与甄云科技合作以来，双方携手打造了一个统一的数字化采购管理平台，对整个集团的采购业务进行统一的规范化管理。基于该系统，不仅打通了供应商管理、寻源管理、订单管理、物流管理和财务协同的全流程全周期数字化断点，同时在多个方面实现了质的飞跃，比如在流程标准化方面，按照品类的维度，规范采购申请至付款的流程，压缩个体操作空间。

在流程可视化方面，自动记录采购全过程数据，实现全程可视，问题可追溯；在组织建设方面，通过合规监管组织，合理配置，形成采购权力之间的制衡，在系统中，固化采购各角色的权力边界。由此，既兼顾了区域、项目公司的采购灵活性，同时在集团层面对整个采购形成了有力把控能力。

智慧寻源，多种策略助力流程透明化

代表企业：某物业服务百强企业

该企业提供综合物业管理服务，已在港交所上市。近几年，该企业不断拓展服务边界，积极发展多元化业务，同时持续打造了多个领域的专业服务平台，致力于成为全产业链产城综合服务提供商。

在快速发展过程中，该企业的采购规模不断提高，整个供应链采购的管理复杂度也持续提升。因此，该企业选择与甄云科技携手，双方搭建的数字化采购管理平台，构建起一个电子化、自动化、数字化、智能化的企业采购闭环管理模式，实现了采购业务的全过程透明化、可视化管理。

尤其在寻源方面，该企业随着业务扩张，寻源力度加大，而传统模式由于大量工作通过人工线下完成，不仅成本高效率低，且风险防控难度。而在新平台上，可实现需求池-需求分配-采购计划-自采/集采等寻源的全流程在线闭环管理，寻源过程中，系统不仅提供询报价、竞价、招投标等多种策略，还引入了比价助手、价格库、保证金在线管理等工具，实现整个寻源过程的透明化和可追溯化。

写在最后

以上，是甄云科技多年来通过对物管行业众多客户案例的实践探索及剖析，归纳总结的干货分享，希望对物管领域将要或者正在进行数字化转型的企业提供一些参考。如果想要了解更多行业解决方案，扫码联系。