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如何开展采购合同全生命周期管理?

发布时间:2019-06-13

摘要:采购合同的全生命周期管理,属于分工协作模式下采购部门开展合同管理的工作方法,主要是指从合同起草、到签署执行、到履约问题及纠纷解决,直至合同终止等开展的系统性的合同管理工作。

全生命周期管理可以从以下几个环节开展:


一、推广使用合同范本规范合同的编制


采购部门可与法律部门通过合作,采用甄云SRM系统中的合同在线编辑功能,快速编制14类采购合同范本。目前已实现85%以上的集中采购合同使用合同范本。广泛使用合同范本一方面有助于非法律专业的采购人员规范地起草合同,保证合同质量,防范操作风险;另一方面,可免除合同律审等流程优化的规定,提高了整个采购工作的执行效率


二、积极组织合同谈判与磋商巩固采购成果


合同范本是从整体上保证合同质量、控制风险,而合同谈判与磋商则是个案上对采购成果的巩固。采购部门通过组织重大、敏感或复杂采购项目的合同谈判,明确了采购实施中未理清,而合同签署中又需要关注的知识产权保护、违约责任分配、权利义务界定等重要事项,防范了合同履约风险,有效地保障了合同双方的合法权益,也促进了与供应商的交流沟通。


三、合同履约计划管理为抓手对合同动态、分类管理



可从采购职能出发,借助采购管理信息系统,以合同履约计划为抓手,通过对履约计划进行跟踪管理介入了合同履约全过程。具体如下:


1、编制并移交履约计划。采购部门完成合同签署后,通过信息系统将合同履约计划同时移交给需求部门合同主办人,由该合同主办人根据履约计划履行合同并开展后续管理及监督评价等工作。


2、动态管控履约计划的执行。履约计划的管理给采购部门、需求部门、供应商三方提供了信息交互的平台。供应商通过平台按照履约计划申请付款,需求部门根据供应商付款申请开展阶段性的总结和验收和服务评价,采购部门则在信息交互中对采购合同关键履约节点进行了动态管控。


3、实现采购合同的分类管理。合同履约计划管理实现了对采购合同的分类管理。对信息系统显示履约正常的合同,只需进行常规管理,对系统亮黄灯显示需关注的合同,应当了解履约进度并提醒需求部门和供应商注意;对系统显示红灯报警的合同,应在充分了解情况后,协调解决相关问题。通过分类管理,采购部门对全部合同有了日常的总体掌控,又能集中精力处理异常合同,保障了采购合同顺利履行,维护了合同双方的正常权益。


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